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Sébastien CLOUET, Directeur Général de LA CAENNAISE et Sylvie LEROY, Directrice des Ressources de LA CAENNAISE partagent avec nous leur retour d’expérience suite à l’accompagnement de NCI & WEDO365 dans la mise en place de la 𝘀𝗼𝗹𝘂𝘁𝗶𝗼𝗻 𝗠𝗶𝗰𝗿𝗼𝘀𝗼𝗳𝘁 SharePoint Online.
💡L’objectif était de migrer l’ensemble des fichiers internes vers la solution collaborative Microsoft SharePoint Online.
✔️Les bénéfices de SharePoint Online :
– Centraliser vos contenus.
– Collaborer, synchroniser et partager simplement.
– Accéder à vos fichiers en tout lieu et depuis l’ensemble de vos devices.
– Rechercher simplement au travers de mots-clés vos documents, images, articles, …
– Appuyez vous sur une sécurité renforcée.
👉 Nous vous retraçons l’ensemble des étapes du projet : Conception, intégration, formation, déploiement et accompagnement des utilisateurs.
📅 Prochaines étapes : Gestion de la flotte de véhicules, frais de déplacement,… (Microsoft Exchange Online & Microsoft Power platform),
✅ À travers ce témoignage, 𝗱𝗲́𝗰𝗼𝘂𝘃𝗿𝗲𝘇 𝗻𝗼𝘀 𝗮𝘁𝗼𝘂𝘁𝘀 vus du côté client. Pour toute demande ou information, n’hésitez pas à nous contacter
Retrouvez la retranscription de la vidéo :
Bonjour à tous. Aujourd’hui, nous sommes avec l’un de nos clients, la Caennaise, pour parler de leur projet SharePoint qui est le projet de solution collaborative.
Est-ce que vous pourriez nous présenter la Caennaise en deux mots s’il vous plaît ?
En deux mots, on va essayer de faire l’exercice. Donc la Caennaise, nous sommes un opérateur d’immobilier d’intérêt général et notre vocation c’est d’offrir des solutions immobilières qui servent l’intérêt général en fait. Et derrière ce mot, on va retrouver des actions qui portent sur le logement social, l’accession à prix abordable de l’immobilier tel que des pôles santé, des résidences étudiantes aussi. Et enfin, on a vu notre champ d’intervention s’élargir vers le rôle de foncière commerce.
D’accord. Nous sommes rencontrés dernière pour échanger sur un projet de migration de votre serveur de fichier vers la solution collaborative de Microsoft 365 qui se nomme SharePoint. Pourquoi ce choix ?
Nous avions une solution de gestion de données dématérialisé. On voyait bien qu’on était arrivé à bout. À bout parce qu’on avait des problèmes de capacité de stockage. On arrivait aussi à bout dans la manière d’organiser les fichiers. On voyait bien que les collaborateurs se perdaient et on arrivait aussi à bout dans l’historisation des différentes versions des documents et donc on commençait à ne plus pouvoir avoir une gestion dématérialisée opérante et en plus on avait surtout un problème de coût puisque le coût de stockage sous l’hébergement n’était pas suffisant, il fallait toujours ajouter du stockage et forcément bah il y a un coût qui est quand même financier assez important, puis le mode collaboratif nous manquait aussi.
D’accord. Ça veut dire qu’on vous a présenté cette solution SharePoint et au niveau de ces fonctionnalités transversales, ça vous a convenu ?
C’est vrai que c’est une solution qui nous a paru évidente. Enfin, c’est vrai que vous avez pu et su nous la présenter. Ce qui est intéressant, c’est que cette solution là a pu aussi s’adapter à notre environnement. En fait, on est quand même avec des processus métiers très spécifiques. On a quand même un volume de données quand même très important. Et donc on a vu ensemble à pouvoir structurer justement ce champ pour qu’on puisse organiser de manière efficace et opérationnelle notre gestion documentaire. En fait, ça c’était un point important. Vous avez dit, je le redis, la solution collaborative est vraiment top : en fait moi maintenant aujourd’hui je peux travailler sur un document en même temps que mes collaborateurs. Je sais quelle version est la dernière. Donc du coup c’est quelque chose de très rassurant. Avant on avait la V1, la V2, la V3 et aujourd’hui c’est plus un sujet. Et puis on peut travailler moi ici dans à cet emplacement avec des collaborateurs qui vont être hors site ou chez eux avec le télétravail et on va pouvoir travailler de manière collaborative sur le même document. Et rien que ça offre un confort de travail qui me paraît super intéressant et donc SharePoint a permis de de répondre à cela en fait.
D’accord. La sécurisation des données aussi été importante.
Oui. Oui. Tout à fait. Dans le SharePoint tout « site » peut être avoir ses propres sécurités, ce qu’on n’avait pas précédemment.
Combien de temps en moyenne a duré ce projet ?
Il a démarré au mois de juillet et les migrations se sont faites en novembre. C’est quand même un point important. En fait, on a fait la mission très peu de temps. Enfin, en tout cas, ce projet très important, c’est toutes les données de la Caennaise, qui ont été migrées d’un environnement à l’autre avec une configuration qui nous a été complètement dédiée en l’espace de 4 mois qu’on a fait et ça peut me permettre de témoigner aujourd’hui devant NCI, c’est quand même un challenge qui paraissait difficile lorsqu’on a dit go on y va puis forcer de reconnaître qu’aujourd’hui bah on a tenu de timing et ça fonctionne complètement.
Au niveau du phasing projet on a commencé par une réunion de lancement avec les personnes clé du projet en fait les responsables de service entre autres. Et après comment se sont passés les ateliers ?
Ce qu’on a fait c’est qu’on a travaillé avec David tous les deux dès le départ du projet. On invitait sur chaque thématique les personnes qui étaient concernées par la thématique et on faisait des réunions de travail pour décliner toute l’arborescence qu’on avait précédemment et on déclinait tout, on regardait comment on pouvait la transposer en ayant beaucoup plus d’ergonomie bien évidemment sur le nouveau SharePoint et on a fait des ateliers de travail comme ça jus jusqu’au bout. Derrière NCI a travaillé sur tout le paramétrage de l’architecture dans sa globalité.
Après ça, il y a eu une formation juste derrière le la fin du paramétrage globalement. Comment ça s’est passé exactement ?
C’était effectivement sur une demi-journée des sessions d’un peu moins de 2h par groupe d’utilisateurs.
Les équipes, comment ça se passait aujourd’hui ?
Alors moi j’ai l’habitude de dire que si on ne vient pas frapper à la porte de mon bureau, c’est que tout va bien. On a on n’est pas beaucoup venu frapper à la porte de mon bureau, donc c’est qu’à priori tout le monde s’est bien approprié l’outil. Oui, c’est un outil qui est très ergonomique qui a été pensé avec les équipes. Donc, elles ont travaillé avec vous hein, avec tout le monde pour pouvoir configurer. Donc du coup, tout le monde s’y retrouve. Elles sont même demandeuses déjà de le faire évoluer. Donc on voit que maintenant c’est inscrit dans le quotidien.
Quelle est la vision que vous avez sur le projet et sur la recommandation de la société NCI et de sa branche WEDO365 ?
Sur le projet en fait Thierry ce qu’on peut dire c’est que c’est une réussite. Il y avait trois mots qui me qui me viennent en tête. Tout d’abord ce que j’ai pu noter moi, c’est la disponibilité, vraiment. Enfin Sylvie a été accompagnée au quotidien par vos équipes, par David et vous avec la même personne, la même équipe dédiée. Donc on c’est que les habitudes se sont créées et le langage s’est aussi installé en fait. Donc ça c’est premier point, la dispo avec une réactivité : j’ai vu des fois des questions posées et des réponses arrivées très rapidement. Donc c’est rassurant pour nous. Premier point. Deuxième point, l’expertise c’est-à-dire que vous avez de par votre connaissance de l’environnement SharePoint pu le mettre à notre mesure, à notre secteur d’activité. Quelque chose qui est quand même un métier complexe. Et troisièmement, l’expérience c’est-à-dire que ça nous a rassuré, ça a rassuré des équipes sur le processus migratoire et donc du coup par vos conseils, par votre présence lors des jours d’immigration, ça s’est passé, ça s’est bien passé et aujourd’hui ça fonctionne.
L’objectif c’est d’être très proche de nos clients en général. Voilà, en tout cas, merci beaucoup. Vous aussi, si vous avez un projet sous l’écosystème Microsoft 325, contactez-nous.
