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Introduction
Dans un monde professionnel où la collaboration est essentielle, la gestion des documents et des échanges internes peut vite devenir chaotique. Microsoft SharePoint Online s’impose comme une solution incontournable pour centraliser les informations, structurer les contenus et fluidifier la communication interne.
Mais comment créer un site Microsoft SharePoint Online efficace et adapté aux besoins de votre entreprise ? Voici les étapes clés pour réussir sa mise en place.
Pourquoi utiliser SharePoint ?
SharePoint est une plateforme développée par Microsoft, intégrée à Microsoft 365, qui permet de :
- Centraliser les fichiers dans un espace unique.
- Collaborer en temps réel sur les documents.
- Rechercher du contenu et des fichiers.
- Intégrer les outils Microsoft comme Teams, OneDrive et Outlook.
- Automatiser les processus internes avec Power Automate.
- Sécuriser les accès grâce à une gestion fine des permissions.
Les versions disponibles
- SharePoint Online : hébergé dans le cloud, facile à gérer, toujours à jour.
- SharePoint On-Prem : installé sur les serveurs internes, plus personnalisable mais plus complexe à maintenir.
Étapes pour créer un site SharePoint
1. Accéder à SharePoint
Connectez-vous à votre compte Microsoft 365, puis ouvrez l’application SharePoint. Cliquez sur « Créer un site ».
2. Choisir le type de site
- Site d’équipe : pour la collaboration interne, lié à un groupe Microsoft 365.
- Site de communication : pour diffuser des informations à un large public, non modifiables par les utilisateurs.
3. Configurer le site
- Nom du site : clair et représentatif.
- Confidentialité : site privé (accès restreint) ou public (accès libre).
- Ajout des utilisateurs : administrateurs, membres, visiteurs.
Structurer le contenu
- Bibliothèques de documents : par projet ou service.
- Listes et métadonnées : pour organiser les données et faciliter les recherches.
- Pages et Webparts : pour mettre en avant les contenus clés (actualités, documents, vidéos…).
Personnalisation et automatisation
Ajouter des Webparts
- Actualités : pour les annonces internes.
- Bibliothèque de documents : accès rapide aux fichiers.
- Yammer / Teams : discussions intégrées.
Automatiser avec Power Automate
- Notifications automatiques.
- Processus d’approbation.
- Modèles préconfigurés pour gagner du temps.
Bonnes pratiques
- Structure claire : nomenclature cohérente, métadonnées, filtres.
- Formation des utilisateurs : tutoriels, sensibilisation aux outils collaboratifs.
- Sécurité et sauvegarde : versionning, règles de rétention, conformité.
Se former avec Wedo365 by NCI
Pour une adoption réussie de SharePoint, une formation adaptée est essentielle. Wedo365, organisme de formation de NCI, propose un accompagnement sur mesure pour maîtriser l’outil et optimiser son utilisation.
Pour retrouver notre article sur la sécurisation de SharePoint avec Microsoft 365, cliquez sur l’image ci-dessous.
