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Dans un environnement professionnel où la rapidité et la fiabilité des processus sont essentielles, SharePoint s’impose comme une plateforme incontournable pour la gestion documentaire et la collaboration. L’un de ses atouts majeurs ? La possibilité d’automatiser les workflows, c’est-à-dire les chaînes d’actions répétitives ou conditionnelles, afin de fluidifier les tâches quotidiennes.
Qu’est-ce qu’un workflow dans SharePoint ?
Un workflow est une suite d’étapes automatisées qui permet de gérer des processus comme :
- La validation de documents
- L’approbation de demandes (congés, achats, etc…)
- La notification d’événements
- Le suivi de tâches ou de projets
Ces workflows peuvent être simples (ex. : envoi d’un email à la soumission d’un formulaire) ou complexes (ex. : plusieurs niveaux d’approbation avec conditions).
Chez NCI : l’automatisation au service de la performance
NCI, entreprise spécialisée dans le numérique et l’accompagnement des organisations, intègre l’automatisation des workflows SharePoint dans ses solutions pour améliorer la productivité de ses clients.
Exemples de cas concrets chez NCI :
- Gestion des demandes internes : automatisation des demandes de matériel ou de congés via SharePoint et Power Automate.
- Suivi de projets clients : création automatique de fiches projet, notifications aux chefs de projet, et archivage des livrables.
- Onboarding collaborateurs : génération automatique de documents RH, checklist d’intégration, et notifications aux services concernés.
Ces automatisations permettent à NCI de réduire les délais de traitement, minimiser les erreurs humaines, et améliorer la traçabilité des actions.
Comment automatiser un workflow dans SharePoint ?
1. Power Automate (anciennement Microsoft Flow)
C’est l’outil recommandé pour créer des workflows modernes. Il permet de connecter SharePoint à d’autres services (Outlook, Teams, Excel, etc.) et de créer des automatisations sans écrire de code.
2. Workflows SharePoint Designer (legacy)
Moins utilisé aujourd’hui, SharePoint Designer permettait de créer des workflows personnalisés. Il est désormais remplacé par Power Automate.
3. Scripts personnalisés avec PowerShell ou REST API
Pour les besoins très spécifiques, les développeurs peuvent créer des automatisations via des scripts ou des appels API.
Avantages de l’automatisation
- Gain de temps
- Réduction des erreurs
- Meilleure traçabilité
- Amélioration de la collaboration
Bonnes pratiques
- Définir clairement les objectifs du workflow
- Impliquer les utilisateurs finaux dans la conception
- Tester le workflow avant déploiement
- Documenter les processus pour faciliter la maintenance
Conclusion
Automatiser les workflows dans SharePoint, notamment via Power Automate, permet aux entreprises comme NCI de gagner en agilité, en productivité et en fiabilité. C’est une démarche accessible, évolutive et parfaitement adaptée aux enjeux de la transformation digitale.